Tous les projets pédagogiques qui nous sont confiés, qu’ils soient présentiels ou e-learning, ont un dénominateur commun : des délais souvent courts et une haute exigence de qualité du résultat. Bien entendu, pour atteindre à minima le succès escompté, nous mettons en œuvre les meilleures compétences adaptées à chaque projet. Mais ce que vous ne connaissez pas nécessairement, ce sont les moyens développés pour gérer efficacement vos projets. La fameuse « révolution numérique » est passée par là, et nous l’avons prise au bond pour en tirer le meilleur. Vous voulez découvrir comment vos projets sont menés à bien ? Suivez le guide.

0 papier, 100% cloud

Le papier, c’est bien, mais :

cela prend de la place (« mais où vais-je mettre cette 35ème armoire ? »),

  • cela complexifie les classements (« Les notes de 2010 ? OK, laissez-moi 2 jours… »),
  • cela s’abime (et cela brûle même !),
  • cela s’égare parfois (« Catastrophe, j’ai perdu mon cahier de notes ! »),
  • cela contribue à la déforestation.

Il s’agissait donc pour nous de trouver une solution pérenne et éco-responsable à toutes ces problématiques et l’évolution des technologies nous a apporté cette réponse : le cloud. Alors certes, passer du 100% papier au 100% cloud ne s’est pas fait en un jour. Le processus fut long (les scanners ont chauffé !) et parfois semé d’embûches (certifications, sécurisation, etc…) Mais chez KALEA, on ne lâche jamais rien, et ce qui était au départ un projet s’est transformé en réalité.

La sécurité de vos données

Voilà pourquoi depuis 3 ans maintenant, tout est numérisé et « cloudisé » chez KALEA, afin de fluidifier et d’accélérer les process tout en vous garantissant une totale sécurité. Nous sommes un organisme de formation, avec une âme d’assureur, et nous avons donc une vision concrète de la gestion des risques. Les normes de sécurité de notre cloud sont les plus élevées du marché. Prenons l’exemple de l’incendie. Si un tel évènement devait se produire, aucune donnée client ne serait perdue ! Kalea pourrait y accéder depuis n’importe quel terminal, et nous pourrions continuer notre travail tout à fait normalement.

Des ressources accessibles 24/7 et stockées en temps réel

Grâce au cloud, l’ensemble de nos ressources (et les vôtres !) sont accessibles à tout moment, ce qui garantit une grande fluidité dans nos process de production. Le stockage dans le cloud s’effectue quant à lui en temps réel. Pour être très concret, un document de travail qui est enregistré sur un de nos terminaux est automatiquement envoyé dans le cloud. L’historique de chaque version d’un même document est également conservé.

Des systèmes de sauvegardes complémentaires

Notre cloud lui-même est « backupé », c’est-à-dire qu’une sauvegarde « miroir » des fichiers est enregistrée sur d’autres serveurs. A cela, nous avons ajouté des sauvegardes journalières des fichiers enregistrés sur le cloud sur nos propres serveurs. Ceinture et bretelles en quelque sorte…

Des partages simplifiés et immédiats

Les échanges de fichiers volumineux ne posent plus de problème. Nous créons pour nos clients des dossiers partagés sur notre cloud. Ainsi chacun peut accéder aux documents présents, quelle que soit leur taille, de manière collaborative. Toute modification générée par l’un ou l’autre de vos collaborateurs génère automatiquement une notification auprès des autres membres du groupe, ce qui simplifie encore davantage les process de travail en équipe. Certaines entreprises n’autorisent pas encore les accès aux clouds externes. Pas de problème, les espaces collaboratifs sont alors créés sur notre serveur, ou notre LMS KALEA Connect. Bien entendu, ce mode de travail collaboratif que nous adoptons avec nos clients, nous l’exploitons en interne. Ainsi, l’ensemble des équipes de conception collaborant à un même projet travaillent main dans la main et en temps réel. Il en va de même pour nos animateurs qui sont ainsi assurés d’avoir à disposition les dernières versions à jour des supports d’animation.

Et le cahier de notes alors ?

Il nous restait un point à régler pour évoluer en 100% cloud : le fameux cahier de prises de notes ! La solution a été trouvée grâce, encore une fois, aux dernières évolutions technologiques. Ainsi, KALEA a fait le choix de s’équiper de tablettes à stylets. Grâce à une application de prise de note dédiée et à un système d’exploitation uniforme, toutes les notes en réunion sont écrites à la main sur tablette. Celles-ci sont enregistrées et envoyées dans le cloud. Ainsi, chacun de nos collaborateurs participant à votre projet reçoit immédiatement ces notes sur son espace de travail. Une fois de plus, cela garantit la réactivité de nos process et sécurise également les informations (fini le cahier perdu !).

La révolution numérique est en marche constante. Elle offre de multiples perspectives de développement et d’efficience. Notre goût pour l’innovation nous a permis d’en tirer le meilleur. Et ce n’est qu’un début !